RÈGLEMENT - ECG SAISON 14

1.a) Ce règlement décrit le déroulement des finales et du spectacle de l’Extreme Cosplay Gathering, appelées Finale ECG. Ce règlement peut être complété ou modifié sans préavis.

1.b) La participation aux Finales ECG est soumise à l’acceptation et au respect du règlement.

1.c) Tout spectacle de cosplay est une prestation de personnes ou de groupes défilant et se produisant en costumes, ci-après appelés show.

1.d) Le personnel du festival et des concours de cosplay travaillant à l’organisation et au bon déroulement des spectacles est ci-après désigné comme Organisateurs Cosplay.

1.e) Les cosplayers inscrits aux sélections ou aux Finales et se produisant sur scène en costume sont ci-après appelés participants.

1.f) Les Participants réalisant entièrement ou en grande partie leurs costumes sont ci-après appelés créateurs.

1.g) Les personnes se produisant aux côtés des participants sur scène, mais sans porter de costume, sont appelées Stage Ninjas.

1.h) Les participants sélectionnés via les qualifications locales sont appelés représentants.

1.i) La Finale ECG est un spectacle en direct produit par Sefa Event.

2.a) Les participants peuvent se produire en costumes représentant des personnages issus d’anime, mangas, bandes dessinées, jeux vidéo, films, séries TV, comics, J-Music ou comédies musicales. Les costumes doivent avoir une référence officielle ; les créations personnelles et les fanarts ne sont pas autorisés. Chaque prestation devra être soumise et validée par les Organisateurs Cosplay.

2.b) Les figurines et poupées, si elles sont proposées comme source principale, doivent être produites par les détenteurs officiels des droits d’auteur, et non par une société tierce détenant ou louant la licence. Elles peuvent servir de référence secondaire si elles sont identiques à la source originale. Une validation préalable des organisateurs ECG est obligatoire dans ce cas.

2.c) Les participants peuvent concourir en solo, duo, trio ou quatuor. Les membres d’un duo/trio/quatuor doivent porter des costumes de personnages issus de la même œuvre/source (par ex. : Kamui de X et Lina de Slayers ne peuvent pas être dans le même groupe). Il est autorisé de mélanger les opus d’une même licence (ex. : Soul Calibur 2 et 3).

2.d) Les participants en solo, duo ou trio peuvent utiliser un Stage Ninja (voir Article 5).

2.e) En cas de litige concernant la légitimité du matériel ou des références, la décision finale revient aux Organisateurs Cosplay.

2.f) Chaque pays participant au concours sera représenté par un solo, duo, trio ou quatuor.

2.g) Ces limites peuvent être modifiées à tout moment par les Organisateurs Cosplay selon les besoins de l’organisation du festival.

2.h) Les spectacles étant ouverts à un public de tout âge et toute sensibilité, les costumes doivent être adaptés au plus large public possible.

3.a) Les représentants doivent confirmer leur participation auprès des Organisateurs Cosplay, qui valideront leur costume et leur prestation.

3.b) En cas d’indisponibilité du représentant sélectionné, le premier remplaçant prendra sa place.

3.c) La nationalité du représentant doit correspondre au pays de sélection. Un participant d’une autre nationalité, mais disposant d’un titre de séjour permanent (ou équivalent selon la législation locale) peut participer aux sélections du pays dans lequel il réside. Il ne pourra cependant pas participer à celles de son pays d’origine durant la même saison.

3.d) Les participants doivent fournir tous les documents et éléments demandés par les Organisateurs Cosplay. Le non-respect de cette obligation pourra entraîner des pénalités ou une disqualification.

3.e) Dans la catégorie groupe, un membre sera désigné chef de groupe et sera responsable de l’envoi de tous les éléments demandés.

3.f) Le chef de groupe devra faire respecter le règlement par tous les membres et suivre toutes les instructions données par les Organisateurs Cosplay.

3.g) Sur place, il devra s’assurer de la présence de tous les membres et du bon fonctionnement des éléments remis pour la prestation.

4.a) Les Participants doivent présenter une prestation scénique lors des Finales ECG.

4.b) Durée maximale selon la configuration :

• Solo : 1m30
• Duo : 2m30
• Trio : 3m00
• Quatuor : 3m30

Un Stage Ninja ne compte pas comme participant. Un solo avec Stage Ninja a donc aussi droit à 1m30.

4.c) La durée de la prestation peut être modifiée à tout moment.

4.d) En cas de dépassement de temps, le jury appliquera une pénalité ou disqualifiera le Participant.

4.e) Les prestations doivent être adaptées à tout public, sans contenu inapproprié.

4.f) Seuls les fichiers audio en mp3 sont acceptés.

4.g) Seuls les fichiers vidéo en mp4, en Full HD, sont acceptés.

4.h) Aucun montage audio ou vidéo ne sera réalisé par les Organisateurs Cosplay, avant ou pendant le spectacle.

4.i) Les Organisateurs Cosplay ne fourniront pas de microphone. Si des voix sont utilisées, elles doivent être préenregistrées. Il est permis d’utiliser les voix officielles ou doublages.

4.j) Pour les finales, les voix dans les médias doivent être en français ou anglais afin que le public puisse comprendre (dans certains cas, le japonais peut être utilisé). Le script de la prestation doit être fourni.

5.a) Le Stage Ninja est choisi par les participants. Les Organisateurs Cosplay n’en fournissent pas.

5.b) Il assiste sur scène pour manipuler des accessoires, aider aux changements de costumes, etc., tout en restant invisible pour le public. Il ne doit pas porter de costume.

5.c) Un seul Stage Ninja est autorisé par entrée.

5.d) Si le Stage Ninja est visible, cela entraînera une pénalité sur la note.

5.e) L’utilisation d’un Stage Ninja peut différer entre les sélections et les finales. Le Ninja est considéré comme représentant pour les aspects logistiques. Il faut prévenir les Organisateurs Cosplay locaux et des Finales le plus tôt possible.

6.a) Une image ou illustration de qualité du personnage cosplayé doit être fournie.

6.b) Un support audio ou vidéo (cf. articles 4.f et 4.g), respectant la durée maximale autorisée (cf. article 4.b), doit être envoyé.

6.c) Tous les fichiers doivent être nommés comme suit : Nom du pays – Série – Nom du personnage.

6.d) Le script et les dialogues de la prestation doivent être fournis pour traduction et sous-titrage.

6.e) Des photos en cours de fabrication du costume (max 30 par costume), ou via un portfolio fourni par les organisateurs, doivent être remises.

6.f) D’autres documents peuvent être demandés, comme un plan lumière ou une liste des costumes. Un modèle sera fourni par les organisateurs.

6.g) Si l’un des documents obligatoires n’est pas fourni dans les délais indiqués, l’inscription sera annulée et le participant disqualifié.

6.h) Bien que facultatif, il est recommandé de transmettre une autodescription/bio de cosplayeur aux Organisateurs Cosplay pour faciliter l'effort de communication. Il revient aux participants de déterminer les éléments de communication qu'ils souhaientent transmettre.

7.a) Les Finales ECG récompenseront les 3 meilleures prestations, sélectionnées par le jury selon les critères de l’article 8.a. Le contenu des prix sera annoncé ultérieurement.

7.b) Des prix supplémentaires pourront être ajoutés par l’organisation sans préavis.

8.a) Chaque membre du jury des Finales peut attribuer 60 points pour le costume et 60 points pour la prestation scénique.

Pour les costumes :

• Fidélité à la source (20 points) :
  Ce critère évalue à quel point le cosplay des participants est fidèle à la source officielle : détails, motifs, couleurs, formes, etc.
  Cela inclut le maquillage, les perruques, les accessoires et les objets tenus à la main, si cela est pertinent pour le personnage.
  Cela comprend aussi l’adaptation du costume au corps du participant. Les caractéristiques physiques (taille, corpulence, couleur de peau, etc.) ne sont pas prises en compte dans cette évaluation. Concernant les ornements, se référer à l’article 8.c.
• Finitions (20 points) :
  Ce critère juge la qualité, la précision et la finition de tous les éléments du cosplay : couture, maquillage, perruque, accessoires, props, etc. Les finitions des éventuels ornements influencent cette note. Voir l’article 8.c pour plus d’informations.
• Complexité et techniques utilisées (20 points) :
  Ce critère évalue les techniques utilisées pour réaliser le cosplay, leur complexité et leur exécution.
  Un grand nombre de techniques mal maîtrisées fera baisser la note, tout comme un costume parfaitement réalisé avec peu de techniques ou peu de complexité.
  Les ornements peuvent servir à démontrer des compétences supplémentaires (voir article 8.c).

Pour la prestation :

• Jeu d’acteur et mise en scène (30 points) :
  Ce critère mesure l’investissement, l’expression, la gestuelle, la mise en scène et la qualité du jeu sur scène. Le travail du Stage Ninja, s’il y en a un, aura également un impact sur cette note.
• Qualité des médias et utilisation des éléments de scène (10 points) :
  Cette note évalue la qualité du son et/ou de la vidéo, leur clarté et leur compréhension pour le public et le jury. Elle prend aussi en compte la qualité d'utilisation des décors/éléments de scène, ou l’ingéniosité des participants en l’absence de ceux-ci.
• Créativité et aspect divertissant (20 points) :
  Ce critère note l’originalité, l’inventivité, le côté divertissant et la cohérence de la performance. Il prend en compte la façon dont les médias (son/vidéo) soutiennent l’histoire racontée, ainsi que la conception et l’usage des éléments de scène. L’usage créatif du Stage Ninja est aussi valorisé.

8.b) Les éléments de scène ne sont pas pris en compte dans la note de costume, mais peuvent impacter la note de performance selon leur utilité durant la prestation.

8.c) Tant que le design officiel est respecté, les ornements sur les costumes sont autorisés, à la discrétion et expertise du jury.
Ces ornements peuvent inclure : strass, motifs, textures, LED, effets spéciaux, etc.
Pour obtenir la note maximale en fidélité, tous les détails présents sur la source officielle doivent être présents sur le costume. Sinon, des pénalités seront appliquées.

Les ornements peuvent valoriser les compétences de fabrication et améliorer la performance visuelle.
Ils peuvent influencer positivement les critères de finitions et de complexité et techniques, mais ne sont pas obligatoires.
Ils ne doivent jamais remplacer un élément existant de la source officielle.

8.d) Un dernier critère transversal qui influencera la décision du jury est l’équilibre entre costume et performance.

• Si l’un des deux aspects est totalement négligé → équilibre négatif.
• Si des efforts ont été faits, mais qu’ils sont limités → équilibre neutre.
• Si les deux aspects ont été soignés → équilibre positif.

8.e) Le costume présenté lors du jugement hors scène doit être strictement identique à celui porté lors de la performance scénique.
Toute modification (maquillage, effets spéciaux, accessoires, chaussures, etc.) sera sanctionnée.

8.f) Le costume doit être porté exactement de la même manière lors du jugement que lors de la performance.

8.g) Les accessoires ou objets tenus en main non utilisés pendant la performance scénique ne seront pas acceptés lors du jugement du costume.

8.h) Lors de la notation des costumes, dans le cas d’un groupe, la note globale du groupe sera la moyenne des notes individuelles de chaque costume, selon les critères de l’article 8.a.

9.a) Le jury officiel est composé de 5 personnes de nationalités différentes. Un responsable ECG officiel sera présent lors des délibérations pour s'assurer que les critères sont bien respectés pendant les discussions.

9.b) Les membres du jury officiel ne peuvent pas participer au concours.

9.c) Les gagnants des finales seront choisis par une décision collective du jury.

9.d) Le nombre de membres du jury peut être modifié à tout moment par les Organisateurs Cosplay, sans préavis.

10.a) Chaque participant doit concourir avec le costume annoncé lors de son inscription.

10.b) En dehors du costume utilisé pour les sélections, il est interdit de participer aux Finales ECG avec un costume ayant déjà remporté un prix lors d’un autre concours international.

10.c) Les Organisateurs Cosplay ainsi que les membres du jury ne peuvent pas participer aux spectacles.

10.d) Tous les costumes présentés doivent être faits main à au moins 80 %.
Pour les groupes (duo, trio, quatuor), un ou plusieurs membres peuvent avoir confectionné les costumes des autres, même si ces derniers n’ont pas participé à la fabrication.
Une aide extérieure (amis ou famille) est tolérée si la majorité du travail est réalisée par les Participants.
Un Stage Ninja ne peut pas être le créateur du costume d’un participant.
Tout costume ou élément acheté ou commandé à un tiers sera refusé.

10.e) Toute partie du costume non fabriquée par le participant devra être déclarée. Elle sera tolérée tant qu’elle respecte les limites acceptées. Le non-respect de cette règle pourra entraîner des pénalités ou une disqualification.
Cela inclut notamment les modèles 3D, broderies, kits électroniques, et autres patrons.

10.f) Chaque participant doit avoir plus de 18 ans au moment de sa sélection.

10.g) Les participants ne sont pas autorisés à modifier la couleur de leur peau dans le but de représenter ou de se rapprocher de l’ethnie d’un personnage réelle ou similaire à une réelle, différente de la leur.
Cet aspect n’a aucune incidence sur la notation concernant la fidélité au personnage original.

11.a) Les éléments de scène sont classés en 3 tailles :

• Grands éléments :
  • Poids maximum : 20 kg
  • Nécessitent 2 membres du staff pour être amenés et retirés de la scène
  • Temps maximum : 15 secondes pour l’entrée ET la sortie
• Éléments moyens :
  • Poids maximum : 11 kg
  • Nécessitent 1 membre du staff
  • Temps maximum : 15 secondes pour l’entrée ET la sortie
• Petits éléments :
  • Poids maximum : 3 kg
  • Doivent être portés par le cosplayer lui-même, si aucun staff n’est disponible
  • Temps maximum : 15 secondes pour l’entrée ET la sortie

Chaque prestation bénéficiera d’un maximum de 4 membres du staff pour manipuler les éléments de scène.

Les armes et accessoires tenus en main ne sont pas concernés par ces limites.

11.b) Les participants sont responsables de la construction et de la solidité de leurs éléments de scène. Ces accessoires doivent être solides et stables, et pouvoir être déplacés sans précaution particulière.

11.c) Les participants doivent fournir des informations détaillées ainsi que des photos des accessoires et éléments de scène.
Ces éléments doivent être validés par les Organisateurs Cosplay.
Tout accessoire non déclaré et/ou non validé à l’avance via les formulaires officiels ne sera pas autorisé sur scène, même s’il respecte les dimensions et le poids.
Les participants doivent également veiller à ce que ces équipements ne soient ni trop lourds, ni dangereux pour eux-mêmes, le public ou les membres du staff.

11.d) Les Organisateurs Cosplay sont les seuls habilités à juger si un élément de scène respecte ou non les règles et directives.

12.a) Pour des raisons de sécurité, toute pyrotechnie est interdite : feux d'artifice, pétards, briquets, objets enflammés ou incandescents, bougies, etc.

12.b) Les liquides sont interdits sur scène (pistolets à eau, bouteilles pleines…), même dans un contenant fermé.

12.c) Les armes (épées, répliques de lames) sont interdites, sauf si elles sont fabriquées par les participants eux-mêmes et ne présentent aucun danger.

12.d) Il est interdit de jeter ou laisser tomber des confettis, paillettes, plumes, etc. sur scène.

12.e) L'organisation se réserve le droit d'interrompre toute performance jugée dangereuse pour les participants ou le public proche.

12.f) Pour leur sécurité, les participants doivent rester à au moins un mètre du bord de la scène.

12.g) Chaque participant est responsable de sa propre couverture médicale et des frais associés.
Il est recommandé de disposer d'une couverture santé valable en France en cas d’urgence.

13.a) Tout participant ne respectant pas un article du règlement s'expose à une disqualification définitive.

13.b) Tout participant ne respectant pas les consignes des Organisateurs Cosplay peut être immédiatement disqualifié.

13.c) Tout acte de vandalisme, vol, agression (verbale ou physique), comportement offensant, ou toute autre infraction durant le festival entraînera une disqualification immédiate et définitive. Des poursuites pourront être engagées selon les lois en vigueur.

13.d) Le plagiat de performance est interdit. Les participants doivent proposer un projet original.
L’inspiration est encouragée et légitime (d’autres performances cosplay ou spectacles), mais une copie directe d’une performance existante entraînera une disqualification.
Cette sanction peut être prononcée après l’événement, suite à une enquête des Organisateurs Cosplay et des Responsables ECG.
Ces derniers sont les seuls à pouvoir statuer sur la situation.

14.a) En acceptant ce règlement, les participants autorisent l’utilisation des photos/vidéos prises pendant le festival à des fins de communication ou de promotion du concours, sans compensation financière.

14.b) Après les Finales ECG, les photos et vidéos des participants resteront la propriété des Organisateurs Cosplay, qui pourront les utiliser comme matériel promotionnel (DVD, site web, livre photo, etc.), sans rémunération.

14.c) Les organisateurs s’engagent à ce que les images respectent l’éthique et la législation.
Toute photo dégradante, pornographique ou violente est strictement interdite.

14.d) Ce règlement doit être rempli et signé puis remis aux Organisateurs Cosplay par chaque participant.

14.e) Cette autorisation est valable pendant trois ans. Les Organisateurs Cosplay peuvent demander à la prolonger avec l’accord du participant.

15.a) Les participants sont autorisés à porter un costume différent de celui utilisé lors des sélections, à condition d'obtenir l'accord des Organisateurs Cosplay.
Dans ce cas, des photos du personnage devront être fournies.

15.b) Les Participants doivent être disponibles pour venir en France pendant une semaine, début juillet.

15.c) Tous les représentants doivent coopérer de manière positive pour assurer le bon déroulement des Finales ECG.
Ils seront accompagnés par les Organisateurs Cosplay des Finales pendant tout le séjour et devront suivre leurs conseils.

15.d) Les Participants s’engagent à fournir rapidement tous les documents que les Organisateurs locaux ou ECG pourraient demander (pièce d’identité, documents officiels, etc.).

15.e) Chaque participant doit apporter 2 à 3 costumes en France pour les différents jours et événements des Finales ECG.

15.f) Les frais d’excédent de bagages à l’aéroport dus au poids des costumes seront à la charge du participant, et non des Organisateurs Cosplay.
Une alternative est d’expédier les costumes en France avant les Finales, mais les frais d’envoi seront entièrement à la charge du participant.
Il est demandé aux participants de tenir compte de ce point lors de la fabrication et de l’inscription de leurs costumes.

15.g) Seuls les participants et les Organisateurs Cosplay sont autorisés à être en coulisses pendant les Finales.
Des aidants sont tolérés, mais devront quitter les lieux s’ils gênent le bon déroulement du spectacle ou le travail des Organisateurs.

15.h) Les organisateurs ou toute autre personne extérieure ne sont pas autorisés à aider les participants pendant leur performance.

15.i) L’ordre de passage sera tiré au sort à l’arrivée à Paris.

15.j) Le programme des Finales ECG sera communiqué aux représentants par les Organisateurs Cosplay officiels.
Les Participants devront respecter ce planning et les activités prévues.

15.k) Lors du jugement des costumes, les participants peuvent apporter livres, portfolios, échantillons, etc.
Cependant, ces documents ne pourront être consultés que pendant l’entretien avec le jury, et ne pourront pas être laissés à disposition.
Une fois leur passage terminé, les participants devront repartir avec tous leurs documents.

15.l) Lors des Finales à Paris, pour des raisons logistiques et d’accès, un participant ne peut pas bénéficier à la fois d’un Stage Ninja et d’un aidant.